Grundskole: Succes med pressemeddelelser

Nu skal du have succes med dine pressemeddelelser. Her er et basiskursis

Det strømmer ind med pressemeddelelser på dagblade, netmedier og magasiner. Konkurrencen er hård – så for at få succes med dine pressemeddelelser skal du følge nogle basale regler lige fra skriveprocessen over udsendelsen til opfølgningen.

Her tager vi dig igennem de basale trin lige fra det første bogstav på skærmen.

Første trin: Skriv pressemeddelelsen journalistisk
Hvis hensigten med en pressemeddelelse er, at den skal gengives helt eller delvis i trykte medier eller i onlinemedier, skal du forsøge at skrive den så journalistisk som muligt og i en form, der minder mest muligt om en artikel i de medier, du henvender dig til.

Det betyder, at du skal bibringe læseren noget, der række ud over skamros af dit produkt, eller hvad det nu er, der er emnet. Skriv fængende og straks med fokus på det nye og på de objektive fordele – undgå ”reklametekst”.

Gør det tydeligt, hvilke konkrete fordele målgruppen for artiklen kan opnå ved nyheden. Sæt gerne perspektiv på fortællingen ved at sammenligne med tilsvarende begivenheder/produkter tidligere eller ved at forklare betydningen af begivenheden/produktet i en større sammenhæng. Skriv kort sagt noget, som gør indholdet relevant for læseren, der som udgangspunkt ikke interesserer sig for dig, men for sine egne udfordringer og drømme.

Slut af med en henvisning til en kontaktperson, som journalisten kan henvende sig til, hvis der ønskes yderligere informationer.

Formmæssigt er det en god idé at sætte pressemeddelelsen op som en artikel med en overskrift (rubrik), en kort, resumerende og interessevækkende tekst (manchet/underrubrik) samt en brødtekst med mellemoverskrifter (mellemrubrikker) samt en billedtekst.

Sørg for, at der medleveres eller linkes til et billede, som skal være i høj opløsning og 300 dpi, så det også kan trykkes i alle typer trykte medier. Intet kan fremme en pressemeddelelse på journalistens bord som et godt billede.

Andet trin: Udsend korrekt
Pressemeddelelser udsendes i dag via særlige pressetjenester eller som mail. Postbesørgede breve er sjældne (selvom de kan have fordele). Her ser vi på, hvordan du udsender via mail, når du allerede har en liste af modtagere, og du sender ud til alle modtagere på én gang.

Mailen stiles til dig selv eller en mailadresse i dit firma. Modtageradresserne – journalister, medier osv. – placeres i bcc-feltet. Dette er meget vigtigt, for du har ingen interesse i at vise modtagerne, hvem du ellers har sendt pressemeddelelsen til. Sørg alligevel for, at alle GDPR-regler overholdes, når du sammenstiller dine mailingliste.

I Emnefeltet skrives med få ord, hvad pressemeddelelsen handler om. Men gerne på en måde, der er pirrende og trækker det særligt spændende frem.

Pressemeddelelsen vedhæftes som PDF (eventuelt også som Word-dokument renset for track changes og sporing af dem) – sammen med et eller flere billeder. Du kan også vælge i stedet at linke til billederne.

I mailens tekstfelt kan du eventuelt indsætte pressemeddelelsen som ren tekst (forvent, at typografien neutraliseres i mange mailprogrammer). Eller du skriver en lille teaser, en kort appetitvækker, i stil med:

”Kære journalist. Der er sket et stort gennembrud inden for Xxxxxx. Det betyder, at man nu kan xxxxxxx. Det er en afgørende nyhed i kampen for Xxxxx. Læs videre i den vedhæftede pressemeddelelse. Vi har også vedhæftet/linket til et foto til fri redaktionel anvendelse. Med venlig hilsen Xxxxxxx.”

OBS! Det er vigtigt, at du også lægger pressemeddelelsen som tekst og foto på din virksomheds, institutions eller organisations hjemmeside. Hvis den er skrevet på den rigtige måde, vil den kunne få en god placering i Googles søgeresultater, når din målgruppe er på informationsjagt. Lav eventuelt også en kort version til brug på sociale medier.

Tredje trin: Opfølgning
Hvis din nyhed er af en vis kaliber, kan du tillade dig at kontakte journalisten/mediet telefonisk senere samme dag eller dagen efter udsendelsen af pressemeddelelsen.

Du kan indlede samtalen med at spørge, om journalisten har set din pressemeddelelse, og om du kan hjælpe ham/hende med yderligere oplysninger, adgang til ekstra fotos, et interview osv.

Den personlige henvendelse øger sandsynligheden for omtale, men er ingen garanti. Til gengæld er du sikker på, at journalisten er blevet mere opmærksom på din virksomhed/institution, så der er større sandsynlighed for genkendelse, næste gang du udsender en pressemeddelelse.

Dosér personlige henvendelser med omhu. Journalister i dag har travlt. Produktionskravet er højt. Så hvis du har en historie, som kan hjælpe journalisten i hans/hendes travlhed, er din henvendelse velkommen. Ellers kan den være forstyrrende og have den modsatte effekt af det ønskede.

En blidere mellemvej end en telefonisk henvendelse er en reminder om pressemeddelelsen sendt som en mail. Det er acceptabelt, især hvis du i ”andet skud” kan tilføre historien noget ekstra og nyt.